Outsmart iOS handleiding v1.0
Account aanmaken
Een account aanmaken om in te kunnen loggen in de app dient te gebeuren in de backoffice. Ga hiervoor naar Bedrijf > Medewerkers en kies voor Toevoegen. Hier kan de medewerker worden ingevoerd. Vul de volledige naam in, zet actief en wijs een uniek medewerkersnummer toe. Voer de gebruikersnaam in (gebruik hiervoor het actieve mailadres van de medewerker) en stel een wachtwoord in. De groep aan waar de medewerker aan wordt toegewezen bepaald de rechten van de medewerker in de backoffice, dit staat dus los van de app. 
Daarnaast is het ook nog mogelijk om nieuwe medewerkers aan te maken bij het inrichten van het account. Via Bedrijf > Setups kan je een medewerker aanmaken en direct de mail met inlog link versturen.
App installeren
Zoek naar ‘Outsmart’ in de App Store. Download de app en log in met de gegevens zoals ingesteld in het backoffice account.
Je bent nu ingelogd in de app. Werkbonnen die door kantoor zijn klaargezet zijn hier zichtbaar (in de pagina 'Werkbonnen') voor (standaard) de komende twee weken.
Je kan eventueel ook zelf een bon aanmaken, kijk hiervoor bij Nieuwe klant
De eerste stap na inloggen is de app Synchroniseren om alle data binnen te halen.
Wachtwoord vergeten
Als je je wachtwoord bent vergeten kan je in het inlogscherm van de OutSmart app je gebruikersnaam invullen en op ‘wachtwoord vergeten’ klikken. Je krijgt dan een email met daarin een link op opnieuw in te loggen in de app. Dit werkt uiteraard alleen als je je daadwerkelijke emailadres als gebruikersnaam hebt ingevuld.
Gebruikersnaam invullen Er wordt een email verstuurd Gebruik de knop om in te loggen
Werkbonnen
De inhoud van een werkbon: Klantgegevens en Werk details. Klik op bewerken om iets te wijzigen of aan te vullen.
In de Klantgegevens vind je de contactgegevens van de klant. In een telefoon kan je door hierop te klikken, bellen of navigeren naar de klant. Met een iPad kan je niet bellen, dus hiermee enkel navigeren met Apple Maps, Google Maps of Waze (in te stellen bij Instellingen van de app).
In de Werk details vind je zaken als de Werkomschrijving (veelal ingevuld door de backoffice gebruiker, Commentaar (de uitgevoerde werkzaamheden) en Interne memo (niet zichtbaar voor de klant). Ook kan je hier eventueel bijgevoegde documenten inzien en vind je hier overige velden. Met de ‘Bewerk’ knop rechtsboven in de pagina kan je de velden in- of aanvullen.
In de backoffice kan worden ingesteld dat bepaalde velden verplicht ingevuld moeten worden alvorens de bon verzonden mag worden. Als dit van toepassing is krijg je bij het afronden en verzenden van de werkbon een melding dat dit veld nog niet is ingevuld.
Uren toevoegen
Hier kan je gewerkte of gereisde uren toevoegen. Gebruik hiervoor de timer of voer de start- en eindtijd handmatig in.
Bij gebruik van de timer start je deze in de werkbon en geef je aan of je gaat reizen of werken. Indien je kiest voor werken, heb je vervolgens de mogelijkheid om een pauze in te lassen. Een pauze start een nieuwe timer, waarvan de totale pauzetijd zal worden afgetrokken van de totale werktijd. Je ziet dit ook terug in de ingevoerde uurregel.
Wanneer je de uren handmatig wil toevoegen kies je bij Uren voor de’+’ in de rechterbovenhoek. Vervolgens kan je daar aangeven of het werk- of reistijd is, de start- en eind datum/tijd en een eventuele pauzetijd. Klik op ‘Gereed’ om de uurregel toe te voegen
Start en stop de timer Voeg handmatig toe met + Voer start- en eindtijd in
Materialen
Via de '+’ boven in het scherm kan je materialen aan je werkbon toevoegen. Als deze nog niet bestaat kan je ook zelf een materiaal aanmaken, kies in dat geval voor 'Nieuw materiaal'. Gebruik hierbij de naam van het artikel, het aantal en de verkoopprijs. Het toevoegen van een artikel is eenmalig, het zal niet aan de materialenlijst van de backoffice worden toegevoegd.
Voeg in met de + Selecteer of zoek het materiaal Voeg het juiste aantal toe
Foto’s
Foto’s toevoegen aan de werkbon doe je volgens de wijze hieronder. Je kan er ook voor kiezen om een (situatie)schets toe te voegen, naast het selecteren van een bestaande of nieuwe foto. De eerste keer dat je de app gebruikt, moet je toestaan dat de app bij je fotogalerij mag, om gemaakte foto’s toe te kunnen voegen. Je dient toestemming te verlenen aan de app, om bij de galerij te kunnen van je iOS toestel. Kies dan de optie ‘Toegang tot alle foto’s’.
Voeg een foto toe met de + Selecteer of maak een foto Verleen (de eerste keer) toegang
Objecten
Objecten zijn meestal installaties of producten van een klant, waar onderhoud of reparatie op wordt uitgevoerd. Een klant kan meerdere objecten hebben waardoor het makkelijker wordt om in te zien aan welk object specifiek werk is uitgevoerd. Objecten zijn in OutSmart beschikbaar vanaf de Pro versie.
Een object toevoegen kan je doen door in dit scherm op de ‘+’ te klikken. Je kan dan kiezen voor het scannen van een bestaand object met een QR code (Koudsmart), een nieuw object toevoegen of het toevoegen van een bestaand object in de werkbon.
Druk op ‘+’ Kies hoe je het object toevoegt Bekijk de object details
Formulieren
Via de pagina formulieren kan het formulier worden toegevoegd aan de werkbon en worden ingevuld. Het kan ook zo zijn dat het formulier al door de backoffice gebruiker aan de bon is toegevoegd. Indien hier verplichte vragen op staan, moet het formulier worden ingevuld alvorens de bon verzonden kan worden.
Open het formulier Vul het formulier in Bekijk de preview (eventueel)
Bevestigen en verzenden
Om de werkbon te bevestigen en ondertekenen kies je onderaan de werkbon details voor de gelijknamige optie. Je kan de bon daar laten ondertekenen en verzenden naar de klant en het bedrijf. In de preview kan je zien hoe de bon er voor de klant uitziet.
Voordat je de bon verzendt, dien je aan te geven of het werk ‘gereed’ is of niet. Indien dit als vervelend wordt ervaren kan je hiervoor bij de Instellingen van de app een standaard optie instellen.
Bevestig en onderteken Preview de werkbon PDF Verzend de bon naar ontvangers
Een nieuwe werkbon
In het geval er geen werkbon bestaat voor de klant die bezocht werd, kan er ook een nieuwe werkbon vanuit de app worden aangemaakt.
Ga hiervoor naar de werkbonnen pagina in de app, en kies voor ‘+’ nieuwe werkbon. Vervolgens dien je bij het aanmaken van de werkbon (tenminste) de klant en het type werkzaamheid in te geven.
Vul de klant en datum in Vul de details aan Voeg toe en de bon staat klaar
Klanten
We kunnen bestaande klanten opzoeken in de app. Dit kan je doen via de klantenpagina in de app. Zoek hier op de gewenste relatie en klik aan. Desgewenst kunnen hier de klantgegevens of de werkbon geschiedenis worden ingezien.
Klanten pagina Bekijk Klantgegevens Bon geschiedenis inzien
Nieuwe klant
Via de app kunnen ook nieuwe klant worden aangemaakt. Dit is niet per se in ieder account beschikbaar, dat kan worden bepaald door de backoffice gebruiker.
Ga naar de klantenpagina in de app en klik op ‘+’ om een nieuwe klant toe te voegen
Voer Klantgegevens in Bewaar de gegevens De nieuwe klant is aangemaakt
Urenstaat
In de Urenstaat staan de uren die je (per week) al hebt gewerkt en ingediend. Het maakt niet uit of de uren van een bon komen of handmatig in de Urenstaat zijn ingevoerd, alle uren van de week komen daar te staan.
Urenstaat overzicht Uur toevoegen Met ingevuld handmatig uur
Je kan hier eventueel ook kosten en reisuren (kilometers) indienen.
Voer declarabele kosten in Je start- en eindbestemming De app rekent zelf de km’s uit
Instellingen van de app
Op de Instellingenpagina kan je de instellingen van de app aanpassen. Ook is het via deze weg mogelijk om uit te loggen en de app te synchroniseren met de gegevens van de backoffice. Je wilt de app synchroniseren wanneer er in de backoffice wijzigingen voor jouw app zijn gemaakt.
Instellingen pagina Gebruikersprofiel; uitloggen Bedrijfsprofiel
App instellingen
Hier kan je de diverse velden aanpassen, kies in de opties wat je getoond wilt hebben en wat niet.
Hier kan je de getoonde velden van de verschillende onderdelen aanpassen; Werkbonnen overzicht, Uren, Materialen, Objecten en Materieel velden.
Instellingen voor uren; stel hier de afronding in voor uren en pauzes. Je kan hier ook aangeven of schaduw geplande medewerkers automatisch worden mee berekent of niet.
Diverse instellingen; we raden aan foto’s altijd ook in de galerij van het toestel op te slaan
Kies hier welke navigatie app je wenst te gebruiken
Hier kan je een standaard kiezen voor ‘Werk gereed’ ja/nee
Synchroniseren
Via Instellingen > Synchroniseren > Synchroniseer nu kan je de app synchroniseren met de backoffice. Dit is van tijd tot tijd noodzakelijk om de stamgegevens (materialen, relaties, objecten en formulieren) en instellingen uit het backoffice account te synchroniseren. Er is momenteel geen mogelijkheid dit automatisch te laten uitvoeren.
Voor werkbonnen is dit niet noodzakelijk, deze worden bij het openen van het overzicht automatisch opgehaald.
App resetten
In iOS is het voldoende om de app te verwijderen en opnieuw te installeren als de app gereset moet worden. Je dient vervolgens wel opnieuw in te loggen.
Houdt er rekening mee dat door het verwijderen van de app de geschiedenis van de uitgevoerde werkbonnen niet opnieuw wordt opgehaald. Alle onderhanden bonnen uiteraard wel, maar reeds afgeronde en verzonden bonnen komen niet terug in je overzicht. Kijk bij Geschiedenis onder Klanten om oude bonnen van desbetreffende klanten terug te lezen.